Un point d'entrée unique pour les services dématérialisés de l'hôpital : traitement du courrier administratif et archivage électronique des documents, au service de la Direction, des services cliniques et des services administratifs.
Chaque agent accède, avec son identifiant, à l'espace correspondant à son profil et à son service.
Enregistrement, imputation, traitement et classement du courrier entrant et sortant de l'établissement, avec relances automatiques et résumé des dossiers par intelligence artificielle.
Mémoire documentaire de l'hôpital : décisions, procès-verbaux, protocoles, marchés, rapports qualité et correspondance, classés, recherchables en plein texte et conservés selon des durées définies.
Un circuit unique, tracé de bout en bout, de la réception d'un courrier à sa conservation définitive.
Le bureau du courrier enregistre le courrier, numérise les pièces et transmet à la Direction.
La Direction impute au service concerné avec instruction, priorité et délai ; les retards sont relancés.
Le service traite, rédige sa réponse et retourne le dossier à la Direction pour validation.
Le document définitif est déposé dans SOFT ARCHIVES, classé, indexé et conservé selon sa catégorie.
Les comptes sont créés par l'administrateur du système d'information, sur demande du chef de service. Chaque agent dispose d'un identifiant nominatif.
Accès par profil, mots de passe protégés, verrouillage après plusieurs échecs, sessions limitées et journal complet des actions.
Service Informatique du CHU-SO pour les comptes et l'usage quotidien ; Soft Solutions SARL pour la maintenance applicative.